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Employeurs, comment réglementer l'accès à internet de vos salariés ?

| Publié le 23/09/2013


Vous êtes chef d'entreprise et vous vous demandez quel usage vos salariés peuvent faire des outils informatiques mis à leur disposition ? Peuvent-ils utiliser internet à des fins personnelles ? Quels moyens de contrôle peuvent être mis en place ? Avocats PICOVSCHI fait le point sur la règlementation qui s'impose à l'employeur s'il souhaite mettre en place de tels moyens et vous met en garde contre les sanctions, notamment pénales, qui peuvent s'appliquer à l'entreprise ainsi qu'à son dirigeant en cas de manquement.

L'utilisation des outils informatiques : quel pouvoir de contrôle a l'employeur ?

Surfer sur le Net, mettre à jour son profil Facebook, consulter ces mails ? Vos salariés ont-ils le droit d'utiliser les outils mis à leur disposition à des fins autres que professionnelles ? Comment l'employeur peut-il contrôler l'utilisation qu'en font ses salariés ? En a-t-il le droit ?

A l'ère du numérique, l'utilisation des outils informatiques au travail et notamment d'internet soulève encore beaucoup de questions concernant l'usage qu'en font les salariés et les moyens de contrôle ou de restriction mis en place par l'entreprise.

Il est certes toléré que les salariés puissent utiliser les outils informatiques à des fins autres que professionnelles, mais sous certaines conditions (ne pas nuire à la productivité de l'entreprise par exemple).

L'employeur est cependant autorisé à encadrer et limiter l'utilisation d'internet. Ainsi la mise en place de filtres empêchant l'accès aux sites non autorisés (à caractère pornographique, pédophile…), l'interdiction de téléchargement, la restriction des accès aux messageries personnelles sont autant de mesures autorisées tant qu'elles sont dictées par des impératifs de sécurité et ne portent pas atteinte à la vie privée de ses salariés.

Attention la mise en place de ces mesures ne peut se faire sans une consultation et information préalable des salariés et sans avoir défini de façon précise leur application (dispositifs de contrôle utilisés, finalité,….). C'est là qu'intervient la Charte informatique.

Par ailleurs, lorsque le chef d'entreprise souhaite mettre de tels dispositifs en place, il doit faire une déclaration préalable auprès de la CNIL sous peine de sanctions. Il peut en être dispensé dans certains cas, notamment s'il a recours à un Correspondant informatique et liberté (CIL).

La Charte informatique : un outil indispensable, voire obligatoire

La Charte informatique, souvent annexée au Règlement intérieur de l'entreprise, reste le moyen idéal pour l'employeur de coucher par écrit les modalités d'utilisation des outils informatiques de l'entreprise par les salariés. Il se protège ainsi en portant à la connaissance des salariés leurs obligations et les interdictions posées par l'entreprise. La Charte permet de préciser aux salariés quels sont leurs droits et obligations.

La charte informatique appelée aussi charte internet peut être obligatoire dans certains cas, notamment si l'entreprise collecte des données à caractère personnel sur les salariés (archivage de messagerie, logs de connexion,…). La CNIL recommande aux entreprises d'adopter une telle charte quand elle a pour but de « sensibiliser les salariés ou les agents publics aux exigences de sécurité, d'appeler leur attention sur certains comportements de nature à porter atteinte à l'intérêt collectif de l'entreprise ou de l'administration ».

La rédaction de cette charte est également un art en soit puisque chaque société utilise ces outils de manières différentes et pour des finalités tout aussi diverses. Les chartes prérédigées et modèles mis à disposition ne couvrent donc pas tous les aspects de l'utilisation que peut en faire l'entreprise et ne protège pas complètement l'employeur. D'où la nécessité de recourir à un professionnel du droit pour être certain d'être en conformité avec la loi et protéger au mieux vos intérêts et ceux de l'entreprise.

Traitement des données personnelles et obligation de déclaration : attention aux sanctions !

Nous ne saurons trop vous mettre en garde contre les conséquences d'une absence de déclaration préalable auprès de la CNIL lorsque votre entreprise met en place des dispositifs de contrôle. En effet, au cours de ces contrôles l'employeur peut être amené à conserver des relevés de connexion, à contrôler les messageries et donc à conserver des données personnelles qui doivent faire l'objet d'un traitement spécial et par conséquent de déclaration auprès de la CNIL.

En cas de non-respect de la règlementation, d'absences de déclaration ou de mauvais traitement des données personnelles, les sanctions pour l'employeur peuvent être lourdes : elles peuvent aller du simple avertissement à la peine d'emprisonnement (3 à 5 ans) assortie d'une amende pouvant atteindre 300.000 euros.

La solution pour l'employeur : le conseiller informatique et liberté (CIL)

Afin d'être assuré de la conformité de son entreprise avec la règlementation actuelle toujours plus stricte et complexe, l'entreprise peut recourir à un conseiller informatique et liberté (CIL).

Le CIL, intermédiaire privilégié avec la CNIL, vous assure d'être en conformité avec la loi. Il peut exercer à la fois en interne (collecte, conservation, protection, traitement des données personnelles recueillies par l'entreprise…) et en externe en faisant le lien avec la CNIL.

Le fait pour l'entreprise de recourir à un CIL facilite et allège les formalités auprès de la CNIL, dans certain cas elle en est même dispensée. Il est par conséquent un gage de sécurité juridique. Il vous garantira un traitement des données conforme à la loi et vous évitera de commettre des manquements.

L'avocat compétent en matière de Technologies de l'information et de la communication (TIC) apparait être le plus adapté pour occuper ces fonctions de CIL de par sa connaissance et sa maitrise parfaite de la législation en vigueur en la matière, notamment la loi de 1978 régissant le traitement des données personnelles, très complexes et encore trop méconnues.

Notre Cabinet accompagne les entreprises PME et grandes entreprises, en matière de droit du travail et de droit des TIC, assurant ainsi à nos clients d'être parfaitement en règle avec la législation du travail et la règlementation en vigueur en terme de gestion des données personnelles.

Avocats PICOVSCHI compte parmi ses membres un avocat expert en la matière maitrisant parfaitement tous ces aspects, ce qui fait de lui un CIL de choix.


Sources : www.cnil.fr, Fiche pratique : « Le contrôle de l'utilisation d'internet et de la messagerie ».

Cet article est mis en ligne à des fins d'information du public et dans l'intérêt des justiciables. Il est régulièrement mis à jour, dans la mesure du possible. En raison de l'évolution permanente de la législation en vigueur, nous ne pouvons toutefois pas garantir son application actuelle et vous invitons à nous interroger pour toute question juridique ou problème concernant le thème évoqué au 01 56 79 11 00. En aucun cas le Cabinet ne pourra être tenu responsable de l'inexactitude et de l'obsolescence des articles du site.

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