Covid-19 et droit des sociétés : AGO et approbation des comptes pendant le coronavirus

Dirigeant de sociétés, vous vous demandez comment concilier les mesures de confinement avec l’assemblée générale ordinaires et l’approbation des comptes annuels de votre société ? Des ordonnances adoptées le 25 mars 2020 pour faire face à l’épidémie de covid-19 mettent temporairement et exceptionnellement en place une prorogation des délais quant à la présentation et à l’approbation des comptes annuels, et promeuvent un assouplissement de la législation en matière de réunion d’assemblée générale. Avocats Picovschi, compétent en droit des sociétés à Paris, revient sur ces mesures et vous accompagne tout au long de cette crise.

Comment se déroulent les assemblées générales à l’heure du coronavirus ?

En application de l’ordonnance n°2020-321 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l'épidémie de covid-19, les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération se sont adaptées au contexte actuel, notamment en ce qui concerne les  assemblées et organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction des personnes morales.

Sont notamment concernées les sociétés civiles et commerciales, les GIE, les coopératives, les mutuelles ou encore les associations et fondations.

Par cette ordonnance applicable aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d'administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu'au 31 juillet 2020, sauf prorogation de ce délai jusqu'à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020, le gouvernement entend privilégier les dispositifs à distance, le recours aux messages par voie électronique, ainsi que les visioconférences.

L’ordonnance s’attache dans un premier temps aux problématiques liées aux règles de convocation des assemblées et d’information des associés.

Il convient de retenir que pour les sociétés cotées, aucune nullité des assemblées générales n'est encourue lorsqu'une convocation devant être réalisée par voie postale n'a pu l'être en raison de circonstances extérieures à la société et notamment au regard du Covid-19 avec d’une part l’impossibilité de se déplacer et d’autre part, le ralentissement des services postaux.

Par ailleurs, la communication de certains documents avant le déroulement de l’assemblée peut valablement se faire par voie électronique. Le rapport du Président parle, à cet égard, d’exercice dématérialisée du droit de communication.

Les règles de participation, de délibération ou bien de participation des associés aux décisions collectives sont aussi assouplies. En effet, la tenue d’une assemblée est désormais autorisée quand bien même les membres et personnes ayant le droit d’y assister ne peuvent pas physiquement ou électroniquement y assister. Encore faut-il que le lieu de réunion fasse l’objet de restrictions en raison du contexte sanitaire. Toujours selon les termes du rapport et afin de faciliter la participation des membres des assemblées qui se tiendront à huis clos, l’ordonnance étend et assouplit exceptionnellement le recours à la visioconférence et aux moyens de télécommunication. Les règles de quorum ont-elles aussi été adaptées au contexte sanitaire.

A noter que les clauses statutaires contraires sont neutralisées, et l'existence de dispositions à cet effet dans le règlement intérieur n'est plus une condition de recours à ces moyens.

Les comptes annuels peuvent donc être arrêtés par visioconférence.

Outre l’ordonnance susvisée, il s’agit désormais de se pencher sur l’ordonnance n°2020-318 afin de cerner les apports en matière de droit des sociétés.

Comment procéder à l’approbation des comptes annuels ?

L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l'établissement, l'arrêté, l'audit, la revue, l'approbation et la publication des comptes et des autres documents et informations que les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé sont tenues de déposer ou publier dans le contexte de l'épidémie de covid-19 prolonge les délais de présentation ou d’approbation des comptes annuels.

Ainsi, pour toutes les sociétés qui clôturent leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l'expiration d'un délai d'un mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire, le délai pour faire approuver les comptes par l’assemblée générale est prorogé de trois mois.

Une société ayant clôturé ses comptes au 31 janvier 2020 aura donc jusqu’au 31 septembre 2020 pour faire approuver ses comptes (au lieu du 31 juillet 2020 normalement).

Attention ! Cette disposition ne s’applique pas aux personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé ayant désigné un commissaire aux comptes lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020, date vue comme le début de la crise sanitaire.

Corollaire de l’approbation des comptes, le dépôt des comptes au greffe du tribunal de commerce devant intervenir dans le mois (ou dans les 2 mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique) de l’approbation des comptes, est également reporté.

Quelques précisions sont nécessaires.

Les SA à directoire disposent en principe d’un délai de 3 mois à compter de la clôture de l’exercice pour présenter au conseil de surveillance les comptes annuels, le cas échéant les comptes consolidés, le rapport de gestion et le rapport sur le gouvernement d’entreprise. Ce délai est prorogé de trois mois pour les sociétés qui clôturent leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l'expiration d'un délai d'un mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire.

Les sociétés de 300 salariés ou plus, ou dont le montant net du chiffre d'affaires est égal à 18 millions d'euros, tenues d’établir des documents liés à la prévention des difficultés, clôturant leurs comptes annuels et semestriels entre le 30 novembre 2019 et l'expiration d'un délai d'un mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire, pourront établir leurs comptes annuels, et le cas échéant consolidés, dans les 6 mois de la clôture de l’exercice au lieu de 4 mois normalement.

Pour certaines sociétés, la date butoir d’arrêté des comptes s’apprécie par rapport à la date de l’assemblée générale. Dans ce cas, la mesure permettant de reporter de 3 mois au plus la tenue de l’AG d’approbation des comptes emporte implicitement le report de la date d’arrêté des comptes.

A titre d’exemple, prenons une SA à conseil d’administration, dont l’arrêté des comptes doit avoir lieu au plus tard 45 jours avant l’AG.

Si elle décide de tenir son AG d’approbation des comptes le 30 septembre 2020, elle a donc jusqu’au 15 août 2020 au plus tard pour établir ses comptes annuels (et consolidés), si elle est dotée d’un commissaire aux comptes, et jusqu’au 15 septembre 2020 au plus tard pour établir ses comptes annuels (et consolidés), si elle n’est pas dotée d’un commissaire aux comptes.

En cette période de crise sanitaire et économique, la situation évolue rapidement. Il convient donc de porter un oeil attentif aux ordonnances et aux décrets, notamment lorsque ces derniers précisent les dispositions des ordonnances. Avocats Picovschi, compétent en droit des sociétés à Paris depuis 1988, suit pour vous les mesures prises par le gouvernement afin de vous proposer un accompagnement adapté à la situation de votre société.