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Si dans le cadre des relations commerciales, les occidentaux sont davantage habitués à se fier aux signatures, en Chine, celles-ci sont considérées comme étant aisément falsifiables. Pour cette raison, les tampons sont habituellement utilisés par les entreprises pour accompagner le paraphe des décideurs. L’utilisation permet d’atteindre, au sens du droit chinois, un niveau de sécurité supérieur dans le cadre d’actes engageant la responsabilité de la société.

Les tampons sont des pièces uniques gravées par des organismes habilités, et ne sont délivrés que contre autorisation des autorités. En fonction de son activité, une société peut détenir un nombre variable de tampons, qui auront tous une fonction déterminée, et ne pourront être utilisés que pour valider un type précis d’actes.

Tampons les plus fréquemment utilisés

  Le tampon « société » : Le tampon de la société mentionne le nom enregistré de l’entreprise et le cachet doit être approuvé par le bureau de la sécurité publique. Une entreprise à capitaux étrangers ne peut se servir de ce tampon qu’une fois que la compagnie a été enregistrée par l’Administration de l’Industrie et du Commerce (Administration of Industry and Commerce). Le tampon doit impérativement être utilisé lorsque des documents importants concernant la société sont signés. Par ailleurs, l’ouverture d’un compte bancaire, la modification du nom de la société ou de son domaine d’activité, est subordonnée à la production de ce tampon.

  Le tampon « finance » : Le tampon « finance » est utilisé pour émettre des chèques ou d’autres documents comptables. Les banques exigent également que les entreprises produisent ce « finance » dans le cadre d’ouverture de comptes bancaires. Cette exigence peut également être renouvelée au cours des transactions bancaires ultérieures. Par mesure de sécurité, les compagnies conservent habituellement séparément le tampon de la société et le tampon finance.

 Le tampon « contrat » : De nombreuses sociétés utilisent un tampon distinct dès lors qu’il s’agit de signer des contrats avec leurs employés. L’utilisation d’un tampon « contrats » n’est pas obligatoire, son effet étant identique à celui du tampon « société » dans le cadre de la signature de contrats.

  Le tampon « douanes » : Il est utilisé en matière de déclarations aux douanes sur l’import ou l’export de marchandises.  

  Le tampon « factures » : Il est nécessaire dans le cadre de l’émission de reçus faisant foi en matière fiscale.

Précautions d’usage

Les tampons de la compagnie ne doivent jamais être détenus par une seule personne, à moins que celle-ci ne soit le dirigeant de l’entreprise en personne. Dans la pratique, les cachets sont la plupart du temps répartis entre les différents services de l’entreprise. Ainsi le tampon “finance” sera détenu par le comptable, alors que le tampon “contrats” sera entre les mains du département juridique. Les dirigeants de sociétés devront être particulièrement vigilants sur le choix des personnes à qui ils envisagent de confier ces tampons. Toutes les précautions devront par ailleurs être prises pour que ces tampons soient conservés en lieu sûr, de manière à éviter tout risque d’utilisation frauduleuse.

Investisseurs, n’hésitez pas à consulter un professionnel du droit qui saura vous guider dans le cadre de votre implantation en Chine !

Marion Jaecki
Elève-avocate

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